Đạo luật về nộp đơn điện tử trong sổ đăng ký thương mại: cách chính phủ di chuyển theo thời đại
Giới thiệu
Giúp khách hàng quốc tế có một doanh nghiệp ở Hà Lan là một phần trong hoạt động hàng ngày của tôi. Xét cho cùng, Hà Lan là một quốc gia tuyệt vời để tiến hành kinh doanh, nhưng việc học ngôn ngữ hoặc làm quen với các hoạt động kinh doanh của Hà Lan đôi khi có thể phức tạp đối với các tập đoàn nước ngoài. Do đó, một bàn tay giúp đỡ thường được đánh giá cao. Phạm vi hỗ trợ của tôi bao gồm từ hỗ trợ trong các nhiệm vụ phức tạp, đến giúp liên lạc với chính quyền Hà Lan. Gần đây, tôi nhận được một câu hỏi từ một khách hàng để giải thích chính xác những gì được nêu trong một lá thư từ Phòng Thương mại Hà Lan. Thư đơn giản, mặc dù quan trọng và thông tin này liên quan đến tính mới trong việc nộp báo cáo tài chính, sẽ sớm được thực hiện dưới dạng điện tử. Bức thư là kết quả của mong muốn của chính phủ di chuyển theo thời đại, tận dụng những lợi thế của trao đổi dữ liệu điện tử và giới thiệu một cách xử lý tiêu chuẩn trong quy trình định kỳ hàng năm này. Đó là lý do tại sao các báo cáo tài chính phải được gửi bằng điện tử từ năm tài chính 2016 hoặc 2017, như được thể hiện trong sự suy giảm ướt trong các bộ phận xử lý langs elektronische weg (Đạo luật về nộp đơn điện tử trong sổ đăng ký thương mại), được giới thiệu cùng với Besluit elektronis người phụ trách làm mất uy tín (Nghị quyết về việc nộp đơn điện tử trong sổ đăng ký thương mại); sau này cung cấp các quy tắc bổ sung, chi tiết. Khá nhiều, nhưng chính xác thì Đạo luật và Nghị quyết này đòi hỏi gì?
Xưa và nay
Trước đây, báo cáo tài chính có thể được lưu ký tại Phòng Thương mại bằng cả điện tử và trên giấy. Bộ luật Dân sự Hà Lan vẫn chủ yếu biết các quy định dựa trên việc đặt cọc trên giấy tờ. Hiện tại, phương pháp này có thể được coi là lỗi thời và tôi thực sự hơi ngạc nhiên rằng sự phát triển này đã không xuất hiện sớm hơn. Không khó để hình dung rằng việc nộp báo cáo tài chính trên giấy có rất nhiều bất lợi so với việc nộp các chứng từ điện tử này khi nhìn từ góc độ chi phí và thời gian. Hãy nghĩ đến chi phí cho giấy tờ, chi phí và thời gian cần thiết để viết các báo cáo hàng năm trên giấy và nộp chúng - cũng trên giấy - cho Phòng Thương mại, nơi sau đó phải xử lý các tài liệu bằng văn bản này, thậm chí không đề cập đến thời gian và chi phí phát sinh khi để kế toán soạn thảo hoặc xác minh các báo cáo tài chính (không chuẩn hóa) này. Do đó, chính phủ đã đề xuất sử dụng “SBR” (viết tắt của: Standard Business Report), là một phương pháp điện tử tiêu chuẩn hóa để tạo và gửi thông tin và tài liệu tài chính, dựa trên danh mục dữ liệu (Dutch Taxonomie). Danh mục này chứa các định nghĩa về dữ liệu, có thể được sử dụng để tạo báo cáo tài chính. Một ưu điểm khác của phương pháp SBR là không chỉ việc trao đổi dữ liệu giữa công ty và Phòng Thương mại sẽ được đơn giản hóa, mà do tiêu chuẩn hóa, việc trao đổi dữ liệu với các bên thứ ba cũng trở nên dễ dàng hơn. Các tập đoàn nhỏ đã có thể gửi báo cáo thường niên bằng phương pháp điện tử thông qua việc sử dụng phương pháp SBR từ năm 2007. Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, khả năng này đã được đưa ra vào năm 2015.
Vậy, khi nào và cho ai?
Chính phủ đã nói rõ rằng câu trả lời cho câu hỏi này là một trường hợp điển hình về vấn đề kích thước của vấn đề. Các doanh nghiệp nhỏ sẽ có nghĩa vụ nộp báo cáo tài chính điện tử thông qua SBR từ năm tài chính 2016 trở đi. Thay vào đó, các doanh nghiệp nhỏ (soạn thảo và) tự nộp báo cáo tài chính, có khả năng gửi báo cáo thông qua dịch vụ trực tuyến miễn phí - dịch vụ mà ông zelf deponeren jaarrekening, - hoạt động từ năm 2014. Ưu điểm của việc này dịch vụ là người ta sẽ không phải mua phần mềm tương thích với SBR. Các doanh nghiệp cỡ vừa sẽ cần nộp báo cáo tài chính thông qua SBR từ năm tài chính 2017 trở đi. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp này, một dịch vụ trực tuyến thay thế tạm thời (tức là opstellen jaarrekening) sẽ được giới thiệu. Thông qua dịch vụ này, các doanh nghiệp cỡ trung bình có thể tự soạn thảo báo cáo tài chính theo định dạng XBRL. Sau đó, những tuyên bố này có thể được gửi qua một cổng thông tin trực tuyến (Đá Digipoort -). Điều này có nghĩa là tập đoàn sẽ không nhất thiết phải mua phần mềm có khả năng tương thích với SBR của SBR ngay lập tức. Dịch vụ này sẽ tạm thời và sẽ bị tịch thu sau năm năm, kể từ năm 2017. Không có nghĩa vụ đối với các doanh nghiệp lớn và cấu trúc nhóm quy mô trung bình để nộp báo cáo tài chính thông qua SBR. Điều này là do các doanh nghiệp này phải đối phó với một loạt các yêu cầu rất phức tạp. Kỳ vọng là các doanh nghiệp này sẽ có cơ hội lựa chọn giữa việc nộp qua SBR hoặc nộp qua một định dạng cụ thể của châu Âu từ năm 2019 trở đi.
Không có quy tắc mà không có ngoại lệ
Một quy tắc sẽ không phải là một quy tắc nếu không có ngoại lệ được thực hiện. Hai, chính xác là vậy. Các quy tắc mới liên quan đến việc nộp báo cáo tài chính không áp dụng cho các pháp nhân và công ty có văn phòng đăng ký bên ngoài Hà Lan, trên cơ sở Handelsregisterbesluit 2008 (Nghị quyết đăng ký thương mại 2008), có nghĩa vụ nộp các tài liệu tài chính tại Phòng Thương mại, theo như và dưới hình thức mà các tài liệu này nên được tiết lộ tại quốc gia của văn phòng đã đăng ký. Ngoại lệ thứ hai được thực hiện cho các công ty phát hành như được định nghĩa trong điều 1: 1 của Wft (Đạo luật giám sát tài chính) và các công ty con của công ty phát hành, trong trường hợp đây là chính các công ty phát hành. Nhà phát hành là bất kỳ ai muốn phát hành chứng khoán hoặc có ý định phát hành chứng khoán.
Những điểm chú ý khác
Tuy nhiên, đó không phải là tất cả. Bản thân các pháp nhân cần lưu ý một số khía cạnh quan trọng bổ sung. Một trong những khía cạnh này là thực tế là pháp nhân sẽ vẫn chịu trách nhiệm nộp báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Trong số những người khác, điều này có nghĩa là báo cáo tài chính sẽ có thể tạo ra một cái nhìn sâu sắc đến mức người ta có thể đánh giá đầy đủ tình hình tài chính của pháp nhân. Do đó, tôi khuyên mọi công ty nên kiểm tra cẩn thận dữ liệu trong báo cáo tài chính trước khi chúng được nộp mọi lúc. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, chú ý đến thực tế là từ chối nộp các tuyên bố theo cách thức quy định, sẽ cấu thành tội vi phạm trên cơ sở Đạo luật Wet op de economische Delicten (Đạo luật vi phạm kinh tế). Khá thuận tiện, đã được xác nhận rằng báo cáo tài chính được tạo thông qua phương pháp SBR, có thể được sử dụng bởi cuộc họp của các cổ đông để thiết lập các báo cáo này. Những tài khoản này cũng có thể bị kiểm toán bởi một kế toán viên theo điều 2: 393 của Bộ luật Dân sự Hà Lan.
Kết luận
Với sự ra đời của Đạo luật về nộp đơn điện tử trong sổ đăng ký thương mại và Nghị quyết liên quan, chính phủ đã thể hiện một phần tiến bộ tốt đẹp. Do đó, việc các doanh nghiệp vừa và nhỏ gửi tiền báo cáo tài chính điện tử từ năm 2016 và 2017 sẽ trở thành bắt buộc, trừ khi công ty nằm trong phạm vi của một trong những trường hợp ngoại lệ. Những lợi thế là rất nhiều. Tuy nhiên, tôi khuyên tất cả các công ty nên giữ ý thức của mình vì trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về các công ty có nghĩa vụ phải nộp và là giám đốc công ty, bạn chắc chắn không muốn phải giải quyết hậu quả.
Liên hệ
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc nhận xét nào sau khi đọc bài viết này, vui lòng liên hệ với mr. Maxim Hodak, luật sư tại Law & More qua maxim.hodak@lawandmore.nl hoặc mr. Tom Meevis, luật sư tại Law & More qua tom.meevis@lawandmore.nl hoặc gọi cho chúng tôi theo số +31 (0) 40-3690680.