Là chủ nhân, điều quan trọng là phải lưu trữ dữ liệu của nhân viên đúng cách. Khi làm như vậy, bạn có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ nhân sự về dữ liệu cá nhân của nhân viên. Khi lưu trữ dữ liệu đó, phải tính đến Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Đạo luật quyền riêng tư và Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (UAVG) của Đạo luật thực hiện. AVG áp đặt các nghĩa vụ đối với người sử dụng lao động liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân. Thông qua danh sách kiểm tra này, bạn sẽ biết liệu hồ sơ nhân sự của mình có tuân thủ các yêu cầu hay không.
- Dữ liệu nào có thể được xử lý trong hồ sơ nhân sự?
Nguyên tắc chính được tuân theo là chỉ những dữ liệu cần thiết cho mục đích của hồ sơ nhân sự mới có thể được đưa vào: việc thực hiện đúng hợp đồng lao động với nhân viên.
Trong mọi trường hợp, dữ liệu cá nhân 'thông thường' sẽ được lưu giữ, chẳng hạn như:
- Tên;
- Địa chỉ;
- Ngày sinh;
- Bản sao hộ chiếu/chứng minh nhân dân;
- số BSN
- Hợp đồng lao động đã ký bao gồm các điều khoản và điều kiện làm việc và các phụ lục;
- Dữ liệu về hiệu suất và sự phát triển của nhân viên, chẳng hạn như các báo cáo đánh giá.
Người sử dụng lao động có thể chọn mở rộng hồ sơ nhân sự để bao gồm các dữ liệu khác như ghi chú cá nhân của người sử dụng lao động, hồ sơ vắng mặt, khiếu nại, cảnh báo, hồ sơ phỏng vấn, v.v.
Là người sử dụng lao động, điều quan trọng là phải cập nhật dữ liệu này thường xuyên để theo đuổi tính đúng đắn và chính xác liên quan đến thời gian lưu giữ hợp pháp.
- Khi nào dữ liệu cá nhân 'thông thường' có thể được xử lý trong hồ sơ nhân sự?
Người sử dụng lao động phải cân nhắc thời điểm và dữ liệu cá nhân 'thông thường' nào có thể được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự. Theo Điều 6 AVG, nhà tuyển dụng có thể lưu trữ dữ liệu cá nhân 'thông thường' trong hồ sơ nhân sự thông qua 6 lý do. Những lý do này bao gồm:
- Nhân viên đã đồng ý với việc xử lý;
- Việc xử lý là cần thiết để thực hiện thỏa thuận (việc làm) của nhân viên;
- Việc xử lý là cần thiết vì nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động (chẳng hạn như nộp thuế và đóng góp);
- Việc xử lý là cần thiết để bảo vệ lợi ích sống còn của nhân viên hoặc một thể nhân khác (một ví dụ xảy ra khi nguy hiểm cấp tính sắp xảy ra nhưng nhân viên không có khả năng đồng ý về mặt tinh thần);
- Việc xử lý là cần thiết vì lợi ích công cộng/trật tự công cộng;
- Việc xử lý là cần thiết để đáp ứng lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động hoặc bên thứ ba (trừ trường hợp lợi ích của người lao động cao hơn lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động).
- Dữ liệu nào không nên được xử lý trong hồ sơ nhân sự?
Bên cạnh dữ liệu 'bình thường' được đưa vào tệp, còn có những dữ liệu (thông thường) không nên đưa vào vì chúng đặc biệt nhạy cảm về bản chất. Đây là những dữ liệu 'đặc biệt' và bao gồm:
- tín ngưỡng;
- Xu hướng tính dục;
- Chủng tộc hoặc sắc tộc;
- Dữ liệu y tế (kể cả khi được nhân viên tự nguyện cung cấp).
Dữ liệu 'Đặc biệt' chỉ có thể được lưu trữ trong AVG trong 10 trường hợp ngoại lệ. 3 trường hợp ngoại lệ chính như sau:
- Nhân viên đã đồng ý rõ ràng với việc xử lý;
- Bạn xử lý dữ liệu cá nhân mà chính nhân viên đó đã cố tình tiết lộ;
- Việc xử lý là cần thiết vì lợi ích công cộng quan trọng hơn (cần có cơ sở pháp lý của Hà Lan để viện dẫn điều này).
- Các biện pháp bảo mật hồ sơ nhân sự
Ai được phép xem hồ sơ nhân sự?
Hồ sơ nhân sự chỉ có thể được xem bởi những người cần truy cập để thực hiện công việc. Những người này bao gồm, ví dụ, người sử dụng lao động và nhân viên của bộ phận nhân sự. Bản thân người lao động cũng có quyền xem hồ sơ nhân sự của mình và sửa đổi những thông tin chưa chính xác.
Yêu cầu bảo mật đối với tệp
Bên cạnh đó, điều quan trọng cần lưu ý là AVG áp đặt các yêu cầu đối với việc lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng kỹ thuật số hoặc trên giấy. Là người sử dụng lao động, bạn có nghĩa vụ thực hiện các biện pháp để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên. Do đó, tệp phải được bảo vệ khỏi tội phạm mạng, truy cập, sửa đổi hoặc xóa trái phép.
- Thời gian lưu trữ hồ sơ nhân viên
AVG tuyên bố rằng dữ liệu cá nhân có thể được lưu giữ trong một khoảng thời gian giới hạn. Một số dữ liệu phải tuân theo thời gian lưu giữ theo luật định. Đối với các dữ liệu khác, chủ lao động được yêu cầu đặt giới hạn thời gian để xóa hoặc xem xét định kỳ tính chính xác của dữ liệu. AVG tuyên bố rằng các biện pháp hợp lý phải được thực hiện để đảm bảo rằng dữ liệu không chính xác được lưu giữ trong hồ sơ.
Bạn muốn biết thêm về thời gian lưu giữ hồ sơ của nhân viên? Sau đó đọc blog của chúng tôi thời gian lưu trữ hồ sơ nhân viên.
Hồ sơ nhân sự của bạn có đáp ứng các yêu cầu nêu trên không? Sau đó, rất có thể nó tuân thủ AVG.
Nếu sau khi đọc blog này, bạn vẫn còn thắc mắc về hồ sơ nhân sự hoặc về AVG, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Của chúng tôi luật sư việc làm sẽ rất vui được giúp bạn!