Nhà tuyển dụng xử lý rất nhiều dữ liệu về nhân viên của họ theo thời gian. Tất cả dữ liệu này được lưu trữ trong một tập tin nhân sự. Tệp này chứa dữ liệu cá nhân quan trọng và vì lý do này, điều cần thiết là việc này được thực hiện một cách an toàn và chính xác. Người sử dụng lao động được phép (hoặc, trong một số trường hợp, bắt buộc) giữ dữ liệu này trong bao lâu? Trong blog này, bạn có thể đọc thêm về thời hạn lưu trữ hợp pháp của hồ sơ nhân sự và cách giải quyết.
Hồ sơ nhân sự là gì?
Như đã đề cập ở trên, người sử dụng lao động thường phải xử lý dữ liệu nhân sự của nhân viên. Dữ liệu này phải được lưu trữ đúng cách và sau đó bị hủy. Điều này được thực hiện thông qua một hồ sơ nhân sự. Điều này bao gồm tên và địa chỉ chi tiết của (các) nhân viên, hợp đồng lao động, báo cáo hiệu suất, v.v. Những dữ liệu này phải tuân thủ các yêu cầu theo quy định của AVG và phải được lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định.
(Nếu bạn muốn biết hồ sơ nhân sự của mình có đáp ứng các yêu cầu của AVG hay không, hãy xem danh sách kiểm tra hồ sơ nhân sự AVG của chúng tôi ở đây)
Lưu trữ dữ liệu nhân viên
AVG không đưa ra thời gian lưu giữ cụ thể cho dữ liệu cá nhân. Không có câu trả lời rõ ràng cho thời gian lưu giữ hồ sơ nhân sự, vì hồ sơ này bao gồm các loại dữ liệu (cá nhân) khác nhau. Một khoảng thời gian lưu giữ khác áp dụng cho từng loại dữ liệu. Nó cũng ảnh hưởng đến việc người đó vẫn còn là nhân viên hay đã nghỉ việc.
Phân loại thời gian lưu giữ
Như đã nêu ở trên, có các khoảng thời gian lưu giữ khác nhau liên quan đến việc lưu giữ dữ liệu cá nhân trong hồ sơ nhân sự. Có hai tiêu chí để xem xét, đó là liệu một nhân viên vẫn đang làm việc hay đã nghỉ việc. Phần sau đây cho biết khi nào dữ liệu nhất định sẽ bị hủy hoặc giữ lại.
Hồ sơ nhân sự hiện tại
Không có khoảng thời gian lưu giữ cố định nào được đặt cho dữ liệu có trong tệp nhân sự hiện tại của một nhân viên vẫn đang làm việc. AVG chỉ áp đặt nghĩa vụ đối với người sử dụng lao động phải giữ hồ sơ nhân sự 'cập nhật'. Điều này có nghĩa là bản thân người sử dụng lao động có nghĩa vụ đặt ra thời hạn để xem xét định kỳ hồ sơ nhân sự và hủy dữ liệu lỗi thời.
Chi tiết ứng dụng
Dữ liệu ứng dụng liên quan đến người nộp đơn không được tuyển dụng phải bị hủy trong vòng tối đa 4 tuần sau khi kết thúc thủ tục đăng ký. Dữ liệu như động lực hoặc thư ứng tuyển, CV, tuyên bố về hành vi, thư từ với người nộp đơn thuộc danh mục này. Với sự đồng ý của người nộp đơn, có thể giữ dữ liệu trong khoảng 1 năm.
quá trình tái hòa nhập
Khi một nhân viên đã hoàn thành quá trình tái hòa nhập và quay trở lại công việc của mình, thời gian lưu lại tối đa là 2 năm sau khi hoàn thành quá trình tái hòa nhập sẽ được áp dụng. Có một ngoại lệ đối với điều này khi người sử dụng lao động là công ty tự bảo hiểm. Trong tình huống đó, thời hạn lưu giữ là 5 năm sẽ được áp dụng.
Tối đa 2 năm sau khi kết thúc công việc
Sau khi nhân viên nghỉ việc, phần lớn dữ liệu (cá nhân) trong hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ trong thời gian tối đa 2 năm.
Danh mục này bao gồm:
- Hợp đồng lao động và các sửa đổi theo đó;
- Thư từ liên quan đến việc từ chức;
- Báo cáo đánh giá và đánh giá hiệu suất;
- Thư từ liên quan đến việc thăng/hạ cấp;
- Thư từ về bệnh tật từ UWV và bác sĩ công ty;
- Các báo cáo liên quan đến Đạo luật cải tiến Gatekeeper;
- Thỏa thuận về tư cách thành viên Hội đồng công trình;
- Bản sao giấy chứng nhận.
Ít nhất 5 năm sau khi kết thúc công việc
Một số dữ liệu hồ sơ nhân sự có thời hạn lưu giữ 5 năm. Do đó, người sử dụng lao động có nghĩa vụ lưu giữ những dữ liệu này trong khoảng thời gian 5 năm sau khi người lao động nghỉ việc. Đây là những dữ liệu sau:
- Báo cáo thuế bảng lương;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của nhân viên;
- Dữ liệu dân tộc và nguồn gốc;
- Dữ liệu liên quan đến thuế bảng lương.
Do đó, những dữ liệu này nên được lưu giữ trong ít nhất XNUMX năm, ngay cả khi chúng được thay thế bằng các báo cáo mới trong hồ sơ nhân sự.
Ít nhất 7 năm sau khi kết thúc công việc
Tiếp theo, người sử dụng lao động cũng có cái gọi là 'nghĩa vụ giữ lại thuế'. Điều này bắt buộc người sử dụng lao động phải lưu giữ tất cả các hồ sơ cơ bản trong thời hạn 7 năm. Vì vậy, điều này bao gồm dữ liệu cơ bản, tiền lương, hồ sơ trả lương và thỏa thuận tiền lương.
Hết hạn lưu giữ?
Khi hết thời gian lưu giữ tối đa dữ liệu từ hồ sơ nhân sự, người sử dụng lao động không được sử dụng dữ liệu đó nữa. Dữ liệu này sau đó sẽ bị hủy.
Khi hết thời hạn lưu giữ tối thiểu, người sử dụng lao động có thể hủy dữ liệu này. Một ngoại lệ được áp dụng khi thời gian lưu giữ tối thiểu đã hết và nhân viên yêu cầu hủy dữ liệu.
Bạn có thắc mắc về thời gian lưu giữ hồ sơ của nhân viên hoặc thời gian lưu giữ dữ liệu khác không? Nếu vậy, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Của chúng tôi luật sư việc làm sẽ rất vui được giúp bạn!
